¿Recordás la última vez que tuviste que realizar el inventario de la tienda? Ese dolor de cabeza que duró varios días mientras contabas todos los productos que tenías disponibles y rezabas para que no hubiese alguna anormalidad.
Se trata, definitivamente, de un proceso largo y tedioso pero ineludible, pues representa un aspecto esencial para el crecimiento de tu negocio. Tu inventario equivale a los recursos que tenés disponibles. Pagaste por esos productos y es natural que quieras recuperar lo invertido, junto con un margen de ganancias.
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En otras palabras, hacer una gestión de tu inventario te dirá cuánto dinero tenés en reserva. Asimismo, mantenerlo en orden te ayudará al momento de hacer dicha gestión.
Más allá del trabajo que implica esta tediosa tarea, el problema viene cuando no sabés qué significa que cierto producto se haya agotado o que este otro no se esté vendiendo. Si no sabes leer tu stock no podrás tomar las decisiones necesarias para hacer crecer a tu negocio
¿POR QUÉ SE DEBE HACER EL INVENTARIO?
En principio el objetivo es claro: saber cuáles son los productos con los que cuentas y ver cómo están distribuidos. Llevar control de tu inventario te permite, por ejemplo, saber cuándo debes tomar alguna acción de marketing o poner en oferta algún producto que no se está vendiendo.
Las ventajas de hacer la gestión del stock no terminan allí, estos son algunos de los beneficios:
- Evitá el deterioro de los productos
Si comercializás productos con fechas de caducidad, es posible que se dañen si no se venden en el tiempo correcto. Incluso si tus productos no son perecederos, debes tomar en cuenta el tiempo que llevan almacenados. Si un mismo objeto se mantiene tiempo en el fondo de tu stock puede llegar a desgastarse. Con el paso del tiempo las características del envase cambiarán. Evitá tener guardados productos obsoletos que no podrás llegar a vender.La gestión te ayuda a saber si los productos en tu inventario van a expirar. Así podés tomar las decisiones pertinentes y planificar para evitar la pérdida de material y de dinero.
- Ahorrá en costos de almacenamiento
Guardar los productos representa un costo para tu negocio. Estos son variables, es decir, que cambian en función a la cantidad de producto que tienes disponible en un determinado momento. Si eres consciente de cuál es la mercancía que se acaba primero o aquella de la que tienes que pedir menos reposición porque no se venden tan rápido, evitarás tener un almacén lleno de productos y podrás ahorrar algo de dinero.
- Evitá malos ratos para tus empleados y clientes
Al hacer tu inventario sabrás cuáles son esos productos que necesitás reponer al instante, de esta forma evitás perder ventas por falta de inventario. Asimismo, si tomás esto como una costumbre y lo hacés de forma periódica, podrás agilizar el proceso para tus empleados.
¿CÓMO PUEDO LLEVAR EL CONTROL DE MI STOCK?
Hay dos formas en las que puedes hacerlo. La primera toma más tiempo y consiste en llevar un control de forma periódica. Es decir, hacer un recuento de la mercancía disponible tanto en tus tiendas como en el depósito cada cierto tiempo. Esto deberías hacerlo, por lo menos, una vez al año.
La segunda forma es realizar un control de inventario continuo o permanente. Esto necesita de un sistema ordenado y que todos tus productos estén correctamente registrados.
Muchas compañías deciden utilizar una de estas dos opciones. Bien sea la opción continua que les permite tener acceso al stock en tiempo real o el sistema periódico que les permite controlarlo después de un periodo determinado o una fecha específica.
Estas técnicas deberían usarse de forma complementaria. Nuestra recomendación es que combines ambas técnicas para optimizar el proceso y obtener los mejores resultados.
¿Por qué? Pues porque ambos procesos son diferentes y tienen diferentes ventajas y desventajas.
Por ejemplo, el inventario continuo se apoya en la tecnología y realiza el recuento del stock de forma automática. Proporciona información constante del stock y permite hacer un balance entre los gastos asociados a cada artículo y los beneficios que su venta generó.
Asimismo, permite que actúes de forma rápida y puedas reponer un artículo apenas sea necesario.
Por otro lado, realizar el inventario de forma ocasional es una práctica que se hace de forma manual. Con este sistema se busca obtener información sobre los productos disponibles, actualizar los datos para mejorar la gestión del inventario y conocer el estado en el que se encuentran los artículos . Al no ser un proceso automático permite detectar problemas que la tecnología podría pasar por alto.
Este es un método usado comúnmente por pequeños y medianos negocios.
CONSEJOS ESENCIALES PARA MANEJAR TU STOCK
- La comunicación es clave. Procurá estar en constante intercambio con tus empleados, clientes y proveedores. Mantener el stock en orden es parte de tu responsabilidad, sí, pero ten en cuenta que no depende enteramente de ti que todo ande en marcha. Haz todo lo que esté a tu alcance para que haya una comunicación eficaz entre cada una de las partes de la cadena y atender los problemas en el momento en el que surjan.
- Tené en cuenta los indicadores. Conocer la oferta y demanda de productos es esencial para que tu empresa crezca y responda de manera eficiente a las necesidades de tu clientela. ¡Presta atención a los resultados del inventario!
- Seguí el principio “First In, First Out”. Esto significa que los productos que llegaron primero al almacén son los primeros que deben salir del mismo. Te ayudará a evitar que se deterioren tus productos y que salgan antes de que llegue la fecha de caducidad.
- Organizate priorizando tus productos con el ABC. No todo los productos que tienes en el inventario representan lo mismo para tu negocio. Algunos requieren mayor atención de tu parte que otros. Separalos siguiendo esta escala:
A – Productos de alto valor, pero con baja frecuencia de ventas;
B – Productos de valor moderado con una frecuencia de ventas moderada;
C – Productos de valor bajo y con altas ventas.
Los productos que entran dentro de la categoría A necesitan de atención regular, pues representan un impacto financiero importante y las ventas son impredecibles.
Por otro lado, los artículos de la categoría C no necesitan de tanta supervisión: su impacto económico marginal es pequeño y están en constante rotación. Los artículos en la categoría B representan un caso entre estas dos tendencias
- Prepará un plan de contingencia. La vida está llena de imprevistos y no sabés cuándo puede ocurrir algo que saque de balance a tu negocio. Por ejemplo, puede ocurrir un error de cálculo en el inventario y acabar con menos producto del que necesitas o un fabricante puede descontinuar un producto sin avisarte previamente. El problema no es si va a pasar algo o no, sino cuándo va a pasar. Mantente adelantado a los problemas, averigua cuáles son los riesgos a los que tu negocio está expuesto y crea un plan de contingencia en casos de emergencia.
Cuando comiences a aplicar estos consejos verás el cambio que pueden hacer en tu negocio. Si ya te sentís confiado en tus habilidades para manejar el stock, te recomendamos descargar nuestro catálogo gratis, para que empieces a llenar tu tienda de los mejores productos del mercado.
